Wohnungsübergabeprotokoll: So sichern Sie sich richtig ab

Ist eine Wohnung einmal übergeben, macht sich meist ein Gefühl von Erleichterung breit – sowohl beim Mieter als auch beim Vermieter. Doch wer dabei auf ein aussagekräftiges und detailliertes Wohnungsübergabeprotokoll verzichtet, der riskiert später das böse Erwachen. Erfahren Sie hier, weshalb es sinnvoll ist, ein detailliertes Übergabeprotokoll anzufertigen, und wie dieses aussehen sollte.

Was ist ein Wohnungsübergabeprotokoll?

Bei jedem Ein- oder Auszug eines Mieters erfolgt eine offizielle Wohnungsübergabe. Dabei gehen die beiden Vertragsparteien – also Mieter und Vermieter – die Wohnung gemeinsam ab und inspizieren diese auf etwaige Mängel. Sollten die Vertragspartner im Rahmen der Übergabe etwa Kratzer im Parkett, eine verzogene Balkontür oder schmutzige Tapeten bemerken, kann all dies im Wohnungsübergabeprotokoll festgehalten werden. Oft wird das Dokument auch als Schlüsselübergabeprotokoll oder als Wohnungsabnahmeprotokoll bezeichnet.

Warum ist ein Wohnungsübergabeprotokoll sinnvoll?

Wird nach der Wohnungsübergabe eine Schramme im Fensterrahmen oder ein defekter Wasserhahn entdeckt, dann steht oft Aussage gegen Aussage: Der Mieter wird behaupten, dass der Mangel schon zum Zeitpunkt des Einzugs vorlag, der Vermieter hingegen wird den Mangel auf den Mieter zurückführen. Mit einem Wohnungsübergabeprotokoll können Sie derartige Situationen vermeiden. Zwar sind Sie gesetzlich nicht dazu verpflichtet, ein Übergabe- oder Abnahmeprotokoll zu erstellen, doch ist es in jedem Fall empfehlenswert.

Im Endeffekt ist das Übergabeprotokoll für beide Seiten sinnvoll: Als Mieter sichern Sie sich mit einem Übergabeprotokoll gegen spätere Ansprüche Ihres Vermieters ab. Ziehen Sie wieder aus der Wohnung aus, kann der Vermieter keine Entschädigung für Mängel verlangen, die laut Protokoll bereits zum Zeitpunkt des Einzugs vorlagen.

Als Vermieter wiederum müssen Sie während des laufenden Mietverhältnisses keine optischen Mängel ausbessern, die Ihr Mieter schon beim Einzug gesehen und so hingenommen hat. Der Mieter kann Sie also nicht dazu auffordern, das zerkratzte Parkett abschleifen zu lassen, wenn er die Wohnung bewusst so übernommen hat und dies per Übergabeprotokoll schriftlich festgehalten wurde. Darüber hinaus können Sie als Vermieter beim Auszug Ihres Mieters im Fall der Fälle Ansprüche gegen diesen geltend machen: Finden Sie dann einen Mangel, der im damaligen Übergabeprotokoll noch nicht erwähnt wurde, muss der Mieter für diesen geradestehen.

Form und Inhalt: Was gehört ins Wohnungsübergabeprotokoll?

Weder sieht das Mietrecht eine Pflicht zur Erstellung eines Übergabeprotokolls vor noch ist eine klare Form vorgegeben. Das bedeutet, dass grundsätzlich auch ein handschriftliches Protokoll auf einem einfachen Blatt Papier ein wirksames Übergabeprotokoll darstellt. Wichtig ist jedoch, dass beide Seiten das Protokoll am Ende unterzeichnen. Nur dann gilt es als Urkunde und kann im Zweifelsfall vor Gericht als Beweismittel dienen.

Allgemeine Daten im Abnahmeprotokoll

Im Übergabeprotokoll sollten Sie zunächst die wichtigsten Rahmendaten festhalten. Dazu zählen:

• Namen und Adressen der Vertragsparteien (Mieter und Vermieter)
• Namen und Adressen sonstiger beteiligter Personen (z. B. Zeugen, Hausverwalter, Makler)
• Beschreibung des Objekts (Adresse, Stockwerk etc.)
• Datum der Wohnungsübergabe
• Datum der letzten Renovierung

Von Rechts wegen müssen Mieter und Vermieter nicht persönlich zur Übergabe erscheinen. Beide Parteien können auch Stellvertreter schicken. Während dies mieterseitig eher seltener der Fall ist, greifen Vermieter häufig auf diese Option zurück und lassen sich durch bevollmächtigte Hausverwalter oder Makler vertreten. Beiden Parteien steht es außerdem frei, Zeugen hinzuzuziehen: Gehen Sie bereits davon aus, dass die Wohnungsübergabe nicht ganz reibungslos ablaufen wird, so können Sie etwa einen Gutachter oder einen Sachverständigen mitbringen. Gut ist es jedoch, dies vorher anzukündigen. Achten Sie außerdem darauf, dass auch alle Zeugen das Übergabeprotokoll am Ende unterzeichnen.

Zustand der Wohnung und Mängelliste

Neben den allgemeinen Daten enthält ein gutes Wohnungsübergabeprotokoll auch eine ausführliche Aufzählung aller Mängel sowie sonstiger Zustandsmerkmale. Halten Sie unter anderem die folgenden Punkte fest:

• Wände und Decken: Sind Flecken zu sehen? Wurden alle Bohrlöcher verschlossen? Gibt es Anzeichen von Feuchtigkeit und Schimmel? Wurde ordentlich gestrichen oder tapeziert (wenn der Mieter zu Schönheitsreparaturen verpflichtet wurde)?
• Fußboden: Sind Kratzer im Parkett? Sind Dellen im Parkett? Sind Flecken auf dem Teppich? Sind die Fußbodenleisten vollständig und frei von Schrammen?
• Fenster und Türen: Lassen sich alle Fenster und Türen ordentlich öffnen und schließen? Sind alle Fenster und Türen dicht? Sehen Fenster- und Türrahmen ordentlich aus oder sind Kratzer bzw. abblätternde Farbe zu sehen?
• Bad und Armaturen: Funktionieren alle Wasserhähne? Funktioniert die Toilettenspülung? Ist der Wasserdruck ausreichend? Sind Waschbecken und Toilette fest verbaut? Sind Risse oder Löcher in Waschbecken oder Badewanne zu sehen?
• Elektrogeräte: Funktionieren Herd und Ofen? Läuft der Kühlschrank ordnungsgemäß (falls mitvermietet)? 
• Beleuchtung: Funktionieren alle Lampen und Lichtschalter?
• Heizung: Wird die Heizung ausreichend warm?
• Sonstige Räume und Anbauten: Gibt es Probleme im Keller oder auf dem Dachboden? In welchem Zustand ist der Balkon? In welchem Zustand ist das Treppenhaus?
• Zählerstände: Notieren Sie die Zählerstände von Wasser, Gas und Strom.
• Ggf. Heizöltank: Notieren Sie den Ölstand.
• Schlüssel: Wie viele Schlüssel wurden übergeben? Sind alle Schlüssel vorhanden?

Sowohl für Mieter als auch für Vermieter gilt: Nehmen Sie die Wohnungsübergabe nicht auf die leichte Schulter, sondern gehen Sie die Wohnung Raum für Raum ab und nehmen Sie sich dafür auch ausreichend Zeit. Ideal ist es außerdem, wenn Sie die Wohnung bei Tageslicht besichtigten, denn manche Mängel treten erst dann zu Tage. Sollten Sie einen vermeintlichen Mangel entdecken, sollten Sie diesen schriftlich im Protokoll festhalten. Seien Sie dabei so genau wie möglich. „Kratzer an der Tür“ wäre etwa eine sehr ungenaue Beschreibung. Besser wäre: „Kratzer an der linken Innenseite der Tür zum Schlafzimmer.“ Ergänzend sollten Sie alle Mängel auch per Foto oder gegebenenfalls per Video dokumentieren.

Bedenken Sie bei der Anfertigung des Protokolls: Es handelt sich dabei zunächst einfach nur um eine Dokumentation möglicher Mängel – die Auslegung folgt später. Es kann also durchaus sein, dass Ihr Vermieter eine Schramme im Fensterrahmen als erheblich einstuft und Ihnen schon jetzt mit Reparaturkosten droht, während Sie von normaler Abnutzung ausgehen. Machen Sie in solchen Fällen ein Foto des Mangels, halten Sie ihn schriftlich fest und dokumentieren Sie zusätzlich beide Meinungen dazu.

Muster Wohnungsübergabeprotokoll: Hier kostenlos herunterladen!

Selbstverständlich können Sie Ihr Wohnungsübergabeprotokoll auch selbst anfertigen. Einfacher ist es jedoch, ein kostenloses Muster zu verwenden. So stellen Sie sicher, dass Sie später keinen Aspekt vergessen, und Sie können sich voll und ganz auf die eigentliche Übergabe konzentrieren.

Ein vorgefertigtes Formular für Ihre Schlüsselübergabe können Sie hier als PDF herunterladen:

FAQ: Häufige Fragen und Antworten zum Übergabeprotokoll für Wohnungen

Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Schlüsselübergabe?

Der beste Zeitpunkt für die Wohnungsübergabe ist immer dann, wenn die Wohnung gerade renoviert wurde und wenn sich keine Möbel mehr in ihr befinden. Erst dann können Wände, Türen, Fußböden und Co ordentlich unter die Lupe genommen werden. 

Sind Sie als Mieter nicht zu Schönheitsreparaturen – wie etwa dem Streichen von Wänden oder dem Verschließen von Dübellöchern – verpflichtet, so sollte die Wohnung zumindest besenrein übergeben werden. Dazu gehört etwa, dass die Fenster geputzt, die Böden gefegt und die Armaturen von Kalk befreit wurden.

Wer erstellt das Wohnungsübergabeprotokoll?

Ein Übergabeprotokoll ist zwar immer sinnvoll, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben. Deshalb ist auch niemand explizit dazu verpflichtet, dieses zu erstellen. Verlassen Sie sich jedoch nicht darauf, dass die jeweils andere Vertragspartei gut vorbereitet ist und ein Übergabeprotokoll zur Hand haben wird. Besser ist es, wenn Sie die Sache selbst in die Hand nehmen und ein ausgedrucktes Muster mitbringen – und zwar idealerweise in doppelter Ausführung.

Wer erhält das Übergabeprotokoll nach der Wohnungsübergabe?

Nach der Übergabe sollte sowohl der Mieter als auch der Vermieter jeweils eine Abschrift des Übergabeprotokolls erhalten. Dies hat einen entscheidenden Vorteil: Keine der beiden Parteien kann im Nachhinein Mängel heimlich hinzufügen oder von der Liste streichen. Achten Sie darauf, dass beide Dokumente jeweils von allen beteiligten Personen unterzeichnet wurden.

Was kann ich tun, wenn der Vermieter das Wohnungsabnahmeprotokoll verweigert?

Da grundsätzlich auch Vermieter ein Interesse an einem ordentlichen Übergabeprotokoll haben, sollten Sie auf wenig Gegenwehr stoßen. Nichtsdestotrotz kommt es ab und an vor, dass Vermieter sich querstellen und ein Protokoll schlicht verweigern. In diesem Fall können Sie einen neutralen Dritten als Zeugen hinzuziehen und das Protokoll mit diesem anfertigen. Dabei sollte es sich um einen Gutachter oder um einen Sachverständigen handeln. Durch die Unterschrift des neutralen Dritten hat das Übergabeprotokoll später ebenfalls Beweiskraft vor Gericht.

Was passiert, wenn ich Mängel erst nach Unterzeichnung des Übergabeprotokolls entdecke?

Hier muss zwischen 2 Situationen unterschieden werden.

Mieter entdeckt Mängel nach Einzug: Wenn Sie offensichtliche Mängel erst nach der Schlüsselübergabe entdecken und diese nicht im Übergabeprotokoll festgehalten wurden, dann müssen Sie als Mieter in den meisten Fällen mit diesen leben. Sie können dann in der Regel keine Mietminderung dafür geltend machen. Anders sieht es bei weniger offensichtlichen Mängeln aus: Eventuell fand die Wohnungsübergabe im Sommer statt und erst im Winter bemerken Sie, dass der Heizkörper sich immer nach 15 Minuten von selbst ausschaltet. Einen derartigen Mangel können Sie selbstverständlich auch später noch Ihrem Vermieter melden und reparieren lassen sowie gegebenenfalls eine Mietminderung geltend machen.

Vermieter entdeckt Mängel nach Auszug des Mieters: Wenn Sie als Vermieter ein Übergabeprotokoll erstellen und erst 2 Wochen später einen tiefen Kratzer im Parkett finden, dann können Sie diesen nicht Ihrem Ex-Mieter in Rechnung stellen. Immerhin hätten Sie diesen auch in der Zwischenzeit selbst verursachen können. Anders verhält es sich natürlich auch hier, wenn der Schaden für Sie zum Zeitpunkt der Wohnungsübergabe nicht offensichtlich war oder wenn der Mieter diesen bewusst und arglistig verschwiegen oder gar vertuscht hat. Das könnte etwa der Fall sein, wenn der Mieter großflächigen Schimmelbefall schlicht mit weißer Farbe überdeckt hat. In diesem Fall können Sie das Übergabeprotokoll anfechten und Ihren ehemaligen Mieter für den Schaden in Haftung nehmen.

Fazit: Augen auf bei der Wohnungsübergabe

Ein gutes Mietverhältnis fußt unter anderem auf einer guten Wohnungsübergabe. Gehen Sie das Objekt gemeinsam ab, nehmen Sie sich Zeit dafür und notieren Sie alle vermeintlichen Mängel. Je aussagekräftiger und detaillierter das Übergabeprotokoll ausfällt, desto geringer ist das Konfliktpotenzial. Sie vermeiden so, dass später Aussage gegen Aussage steht, weshalb grundsätzlich beide Parteien ein Interesse an einem Wohnungsübergabeprotokoll haben sollten.

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