Umlageschlüssel – alles Wissenswerte zum Verteilerschlüssel für die Nebenkostenabrechnung
Der Umlageschlüssel, der auch als Verteilerschlüssel bezeichnet wird, legt fest, auf welche Weise in einem Mehrfamilienhaus die Nebenkosten auf die Mieter verteilt werden. Die Voraussetzung dafür, dass Vermieter Nebenkosten abrechnen dürfen, ist die Festlegung im Mietvertrag. Nach welchem Umlageschlüssel die Nebenkosten abgerechnet werden, wird in der Nebenkostenabrechnung genau angegeben.
Die Art des Umlageschlüssels muss im Mietvertrag nicht definiert sein
Es reicht aus, wenn der Vermieter im Mietvertrag festlegt, dass der Mieter Nebenkosten zahlt. Zur Nennung der Umlageschlüssel ist er nicht verpflichtet, um eine Nebenkostenabrechnung erstellen zu dürfen. Allerdings steht es ihm frei, die Verteilerschlüssel zu nennen. Verbindlich ist dies erst in der Nebenkostenabrechnung. Vor allem Hausverwaltungen und größere Wohnungsunternehmen führen die Umlageschlüssel aber oft im Mietvertrag auf. So sorgen sie für größtmögliche Transparenz, was ihnen den Verwaltungsaufwand erleichtert.
Es gibt vier Arten von Umlageschlüsseln
Vermietern steht es nicht komplett frei, welchen Verteilerschlüssel sie wählen: Gesetzlich ist vorgeschrieben, dass die sogenannten „warmen Betriebskosten“, bei denen der Verbrauch durch die einzelnen Parteien im Haus festgehalten wird, auch zumindest teilweise nach Verbrauch abgerechnet werden. Um die anderen Nebenkosten abzurechnen, haben Vermieter mehrere Möglichkeiten.
1. Umlage nach der Wohn- und Nutzfläche
Der Verteilerschlüssel nach der Wohn- und Nutzfläche sieht vor, dass jede Partei prozentual nach ihrem Anteil an der Wohn- und Nutzfläche im Haus an den Nebenkosten beteiligt wird. Dieser Umlageschlüssel kommt auch immer dann zum Einsatz, wenn kein Schlüssel im Mietvertrag genannt wird. Er ist vor allem dann fair, wenn es im Haus mehrere verschieden große Wohnungen gibt, die von unterschiedlich vielen Menschen bewohnt werden.
2. Umlage nach der Personenzahl
Dieser Umlageschlüssel wird weniger häufig verwendet. Der Grund dafür ist, dass er dem Vermieter viel Aufwand bei der Verwaltungsarbeit bereitet: Er muss jederzeit darüber informiert sein, wie viele Menschen (auch vorübergehend) in der Wohnung leben. Das gilt auch für längere Besuche oder für Untermieter.
3. Umlage nach einzelnen Wohneinheiten
Dieser Umlageschlüssel bereitet Vermietern nur wenig Aufwand: Gibt es 10 Wohnungen in einem Haus, müssen die Nebenkosten lediglich durch 10 geteilt werden. Fair ist ein solcher Schlüssel allerdings nur dann, wenn alle Wohnungen ähnlich groß und von der gleichen Anzahl Menschen bewohnt sind. Daher wird dieser Verteilerschlüssel meist lediglich für Kosten wie beispielsweise Kabelgebühren genutzt.
4. Abrechnung nach Verbrauch
Wo immer der Verbrauch erfasst wird, müssen Vermieter die Nebenkosten zumindest teilweise danach abrechnen. Bei Heizung und Warmwasser etwa ist das längst gang und gäbe. Zwischen 50 und 70 Prozent der Abrechnungen müssen nach Verbrauch vorgenommen werden, eine Umlage darf nur für die restlichen 30 bis 50 Prozent erfolgen. In manchen Mietshäusern gibt es aber auch Kaltwasserzähler oder Karten für die Nutzung des Aufzugs. In diesen Fällen ist es möglich und daher Vorschrift, auch diese kalten Betriebskosten nach Verbrauch abzurechnen.
Mehrere Verteilerschlüssel in einem Haus sind möglich
Wer als Mieter einer Eigentumswohnung den Verteilerschlüssel in seiner Nebenkostenabrechnung mit dem des Wohnungsnachbarn vergleicht, stellt unter Umständen fest, dass es sich um verschiedene Schlüssel handelt. Das ist jedoch nicht so ungewöhnlich, wie es zunächst scheint: Vor allem bei unterschiedlichen Vermietern kann das leicht vorkommen, schließlich sind die Mietverträge völlig unabhängig voneinander geschrieben worden.
Selbst beim gleichen Vermieter können sich die Umlageschlüssel voneinander unterscheiden, wenn die Verträge zu unterschiedlichen Zeiten abgeschlossen wurden. Das ist vollkommen legal. Wer sich als Mieter benachteiligt fühlt, weil der Umlageschlüssel für den Nachbarn günstigere Rechnungen verursacht, kann beim Mieter nachfragen, ob eine Anpassung möglich ist. Dieser ist allerdings nicht dazu verpflichtet, eine Änderung vorzunehmen.
Nebenkostenabrechnung: Verteilerschlüssel müssen angeführt werden
Jede Nebenkostenabrechnung weist im Normalfall mindestens 2 verschiedene Verteilerschlüssel auf: Was nach Verbrauch abgerechnet werden kann, muss nach Verbrauch abgerechnet werden. Für die kalten Nebenkosten kann der Vermieter andere Umlageschlüssel auswählen. Zu den kalten Betriebskosten zählen beispielsweise:
- Reinigungskräfte (z. B. für die Treppenhausreinigung)
- Gärtner
- Hausmeister/Hauswart
- Müllentsorgung
- Winterdienst
- Aufzug
- Abwasser und Kaltwasser
- Straßenreinigung
- Hausbeleuchtung
- Kabelanschluss
- Grundsteuer
- Haftpflicht- und Sachversicherung für das Gebäude
In der Nebenkostenabrechnung müssen Vermieter erklären, für welche Kosten welcher Umlageschlüssel genutzt wird. Es müssen die Gesamtkosten jeweils ebenso aufgeführt werden wie die anteiligen Kosten für den Empfänger der Abrechnung. Da es hier manchmal zu Fehlern kommt, sollten Mieter im Zweifelsfall noch einmal nachfragen: Die Korrektur kann sich für sie lohnen.
Vermieter wiederum sollten bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung Sorgfalt walten lassen: Die Abrechnung muss nach dem im Mietvertrag festgelegten Umlageschlüssel vorgenommen werden und gleichzeitig den gesetzlichen Bestimmungen genügen. Werden zum Beispiel die Kosten für die Heizung nicht zu 50 bzw. 70 Prozent verbrauchsabhängig abgerechnet, steht es den Mietern zu, 15 Prozent weniger Heizkosten zu zahlen, als in der Nebenkostenabrechnung veranschlagt waren.
Fazit: Es gibt klare Regeln für Umlageschlüssel in der Nebenkostenabrechnung
Der Verteilerschlüssel bestimmt darüber, auf welche Weise die allgemeinen Nebenkosten auf die Mieter umgelegt werden. Diejenigen Posten, bei denen der Verbrauch etwa über Zähler festgestellt werden kann, müssen allerdings zumindest teilweise nach Verbrauch abgerechnet werden – das ist gesetzlich vorgeschrieben. Für Vermieter ist es wichtig, dass sie die Nebenkostenabrechnung mit den im Mietvertrag angegebenen Verteilerschlüsseln erstellen. Andernfalls haben die Mieter das Recht, die Zahlungen zu kürzen. Welchen Umlageschlüssel für Nebenkosten die Vermieter wählen, bleibt ihnen überlassen. So kann es durchaus dazu kommen, dass Mieter im selben Gebäude Nebenkostenabrechnungen mit unterschiedlichen Verteilerschlüsseln erhalten.
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