Nebenkosten – was der Mieter zahlen muss und was nicht
Wie hoch die Nebenkosten ausfallen, ist in den meisten Fällen im Mietvertrag geregelt. Man unterscheidet zwischen umlagefähigen Nebenkosten und solchen, die der Vermieter selbst zu tragen hat. Wie sich die Nebenkosten für eine Wohnung zusammensetzen, was für Verteilerschlüssel es gibt und welche Zahlungsfristen gelten, erfahren Sie hier.
Mietnebenkosten müssen vertraglich vereinbart werden
Vermieter dürfen verschiedene Nebenkosten für die Wohnung auf ihre Mieter umlegen. Die Grundvoraussetzung dafür ist, dass sie dies im Mietvertrag festhalten. Es müssen dabei nicht alle Punkte einzeln aufgezählt werden – das geschieht erst in der Nebenkostenabrechnung. Es reicht, wenn im Mietvertrag steht, dass die in der Betriebskostenverordnung definierten umlagefähigen Nebenkosten vom Mieter zu tragen sind. Der Vermieter hat die Wahl zwischen der Vorauszahlung und der Pauschale.
Vorauszahlung der Mietnebenkosten ist weit verbreitet
Die Vorauszahlung der Mietnebenkosten findet in der Regel zusammen mit der Zahlung der Miete statt. Im Mietvertrag wird ein Betrag vereinbart, der auf Erfahrungswerten basiert und näherungsweise den später tatsächlich anfallenden Kosten entspricht. Einmal jährlich werden die Nebenkosten schließlich abgerechnet. Fielen höhere Kosten an, zahlt der Mieter den Fehlbetrag nach. Lagen die Kosten dagegen niedriger, erhält er den zu viel gezahlten Betrag zurück.
Der Pauschalbetrag ist zweischneidig
Der Vermieter hat außerdem die Möglichkeit, mit seinen Mietern einen Pauschalbetrag zu vereinbaren. Diese Variante wird jedoch seltener genutzt. Der Pauschalbetrag wird zumeist ebenfalls monatlich fällig. Die Mieter zahlen immer den gleichen Betrag, ohne dass der Vermieter eine jährliche Abrechnung erstellt. So kommt es weder zu Nachzahlungen noch zu Rückerstattungen. Diese Variante wird also immer eine der beiden Parteien benachteiligen.
Diese Nebenkosten fallen in Mietshäusern an
Als Nebenkosten bezeichnet man solche Kosten, die im laufenden Betrieb anfallen. Diese Kosten können sehr vielfältig sein. Einige von ihnen betreffen Services und Dienstleistungen, die den Mietern direkt zugutekommen. Dies sind die umlagefähigen Nebenkosten. Die Kosten für andere Posten, die vor allem dem Vermieter zugutekommen, dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden.
Dies sind umlagefähige Nebenkosten
Zu den Mietnebenkosten, die auf die Mieter umgelegt werden dürfen, zählen die Kosten für
- Entwässerung und Kaltwasser
- Heizung (inklusive Schornsteinfegerrechnung) und Warmwasser
- Müllbeseitigung
- Gebäudereinigung (falls das nicht die Mieter selbst übernehmen)
- Straßenreinigung
- Beleuchtung im Treppenhaus, in Fluren, Kellern und Gemeinschaftsräumen
- Kabelanschluss oder Antenne
- Grundsteuer
- Sach- und Haftpflichtversicherung für das Gebäude
- ggf. Gartenpflege
- ggf. Aufzugskosten
- ggf. Kosten für Hausmeister
- ggf. Wasch- und Trockenraum
Auch „sonstige Betriebskosten“ werden in der Abrechnung oft mit aufgeführt. Diese müssen jedoch genauer beschrieben werden, um umlagefähig zu sein. Zu ihnen zählen beispielsweise Kosten, die durch die Nutzung von Gemeinschaftsräumen entstehen, Wartungskosten für Rauchmelder oder die Kosten für die regelmäßige Dachrinnenreinigung.
Diese Nebenkosten sind nicht umlagefähig
Alle Kosten, die für die Verwaltung und für die Instandhaltung des Mietshauses anfallen, dürfen die Vermieter nicht bzw. nicht komplett auf die Mieter umlegen. Nötige Reparaturen an der Heizungsanlage zum Beispiel kommen zwar allen Mietern zugute, aber es ist die Pflicht des Vermieters, eine funktionstüchtige Heizung zur Verfügung zu stellen. Daher übernimmt er den Großteil dieser Kosten. Es ist ihm unter Umständen aber gestattet, im Zuge der Nebenkostenabrechnung einen pauschalen Betrag für einen Teil dieser Kosten zu verlangen.
Zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten zählen außerdem solche für
- den Steuerberater
- die Mietausfallversicherung
- die Rechtsschutzversicherung
- die Hausratversicherung
Fügen Vermieter der Nebenkostenabrechnung solche Kosten dennoch hinzu, müssen die Mieter diese nicht zahlen.
Wie hoch fallen die Nebenkosten aus?
Es gibt mehrere Aspekte, die die Nebenkostenabrechnung beeinflussen. Grob geschätzt können die Kosten bei rund 2,10 Euro bis 3,00 Euro pro Quadratmeter liegen. Sie hängen also zunächst schon einmal von der Größe der Mietwohnung ab. Weitere Punkte, die einen Einfluss auf die Kosten haben, sind etwa
- Fahrstühle
- Sauna oder Swimmingpool
- Beleuchtung in Hof oder Garten
- Hausmeister und Gebäudereinigung
- Concierge
- Wachschutz
Je hochwertiger und luxuriöser die Ausstattung des Mietshauses ist, desto höher fallen die Mietnebenkosten aus.
Diese Verteilerschlüssel gibt es
Wenn im Mietvertrag festgelegt wird, dass der Mieter die umlagefähigen Nebenkosten trägt, kann der Vermieter ihre Höhe nach drei verschiedenen Verteilerschlüsseln berechnen. Diese Schlüssel legen fest, wie der Vermieter die Summe der Nebenkosten auf die verschiedenen Mietparteien zu verteilen hat. Die möglichen Verteilerschlüssel sind
- die Anzahl der Mietparteien
- die Wohnflächen
- die Größe der Haushalte
Ohne Festlegung des Schlüssels wird nach den Wohnflächen abgerechnet: Je größer der Anteil am Haus, desto größer ist der Anteil an den Kosten.
Verbrauchsabhängige Nebenkosten wie etwa für Wasser oder Müllentsorgung können auch über die Größe der Haushalte abgerechnet werden. Drei Menschen produzieren beispielsweise mehr Müll als eine Einzelperson. Diese Berechnung kann allerdings etwas komplizierter sein, weshalb Vermieter oft einen der anderen Schlüssel vorziehen.
Der Verteilerschlüssel, der sich an der Anzahl der Mietparteien orientiert, ermöglicht eine unkomplizierte Berechnung. Er ist aber nur dann gerecht, wenn die Wohnflächen mehr oder weniger gleich groß sind und auch vergleichbar viele Menschen in den Wohnungen leben.
Diese Zahlungsfristen gelten für die Mietnebenkosten
Hat der Vermieter die Nebenkostenabrechnung erstellt und sie dem Mieter zugesendet, enthält diese in der Regel auch Informationen zur Zahlungsfrist. Im Normalfall wird die Summe bis 30 Tage nach Abrechnungsdatum fällig. Das gilt sowohl für den Fall, dass der Mieter eine Nachzahlung leisten muss, als auch für den Fall, dass er vom Vermieter eine Rückzahlung erhält. Ist im Mietvertrag eine andere Frist vereinbart, gilt diese.
Falls der Vermieter bei der Rückzahlung säumig ist, können die Mieter ihn zunächst per E-Mail oder Telefon an seine Zahlungspflicht erinnern. Eventuell befindet sich der Vermieter nur im Urlaub oder hat die Rückzahlung schlicht vergessen. Reagiert der Vermieter daraufhin nicht, sollte die nächste Erinnerung als Einschreiben und mit einer klar gesetzten Frist (14 Tage zum Beispiel) erfolgen.
Geht selbst im Anschluss daran keine Überweisung ein, kann der Mieter die Betriebskostenvorauszahlungen in den folgenden Monaten mit der Summe verrechnen, die ihm aus der Rückzahlung zusteht. Das ist allerdings nur unter zwei Voraussetzungen möglich: Diese Option darf im Mietvertrag nicht ausgeschlossen sein und der Mieter kündigt dieses Vorgehen schriftlich an. Wer die Rückzahlung auch nach dem Auszug noch nicht erhalten hat, dem bleibt oft nur der Weg vor Gericht.
Sind es die Mieter, die die Nachzahlung schuldig bleiben, kann der Vermieter nach Ablauf der Frist eine Mahnung schreiben. Diese gibt ihm das Recht, Verzugszinsen auf den ausstehenden Betrag zu erheben. Auch gerichtliche Schritte werden dadurch möglich.
Fazit: Umlagefähige Nebenkosten sind klar definiert
Welche Mietnebenkosten auf die Mieter umgelegt werden dürfen, ist in der Betriebskostenverordnung klar geregelt. Die Wahl des Verteilerschlüssels obliegt dem Vermieter – je nach Art des Mietshauses und der Gegebenheiten vor Ort kann er zwischen drei Varianten wählen. Ist eine monatliche Vorauszahlung vereinbart, erstellt der Vermieter einmal im Jahr eine Nebenkostenabrechnung. Der Mieter muss daraufhin eine Nachzahlung leisten oder bekommt vom Vermieter eine Rückzahlung, je nachdem, ob die Vorauszahlungen zu hoch oder zu niedrig waren. Beide Parteien sind an die Zahlungsfrist gebunden, die im Mietvertrag und/oder der Abrechnung genannt werden. Unabhängig davon kann die Abrechnung ein Jahr lang überprüft und auch beanstandet werden.
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